展场活动的预算与成本控制
五、展场活动预算与成本控制管理 一、
展场活动预算编列原则
编列预算八项原则
1、考虑运用时间
2、项目专款专用方式
3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划
二、
预算规划表
专 案说 明金 额场地布置会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等
ＮＴ＄１３２，７５０文 宣 品邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作
ＮＴ＄６３，４５０行政及人力事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．）
同步翻译人员及现场工作人员费用
ＮＴ＄８０，０００行政管理委托执行规划费用
ＮＴ＄１０５，０００合 计 ＮＴ＄３８１，２００
三、展览活动预算项目
◎ 收入
１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
２、展位租金
由参展商缴纳。
３、广告收入
由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
４、赞助收入
对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
◎ 支出
１、旅行交通费用
为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
25%。
３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
４、印刷费用
各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
５、宣传费用
包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
６、节目费用
是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
及参观等登归纳在这专案中。
７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
四、展览活动预算编列作法
◎ 费用预算编列做法：
１、
直接费用
２、
间接费用
３、
固定费用
４、
变动费用
现金流量表
专 案收 入支 出余 额国内报名收入８０，０００ ８０，０００国外报名收入３５，０００ １１５，０００政府补助５０，０００１６５，０００厂商赞助２３，６００１８８，０００场地租金 ４１，０００１４７，６００视听设备 ２０，５００１２７，１００会场布置 １６，５００１１０，６００印刷文宣 ８，５００１０２，０００餐饮节目３３，０００６９，０００交 通 ９，０００６０，０００礼 品 ８，０００５２，０００人 力 １０，０００４２，０００行政文书５，０００３７，０００公关宣传 ２０，０００１７，０００展 览７０，０００２３，０００６４，０００讲员机票住宿 ６０，０００４，０００合 计２５８，６００２５４，６００４，０００
五、争取展览活动募款
◎争取赞助之考虑
１、为新产品或新服务打知名度
２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
３、建立公司关怀社会的形象与商誉
４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
６、展现公司的创意与弹性
◎寻求赞助资源的做法
１、拟定目标
２、区分等级
I．
钻石级１名
II．
白金级２名
III．
黄金级５名
IV．
红宝级１０名
V．
蓝玉级１５名
（ＡＰＰ ２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助）
回馈计划：
１．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟
２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示）
３．大会手册封底彩色广告
４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛
５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板
６．公司名称列于大会手册赞助单位
７．年会网站之公司网站连结
二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）
回馈计划：
１、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟
２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示）
３、大会手册封底彩色广告
４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛
５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板
６、公司名称列于大会手册赞助单位
７、年会网站之公司网站连结
三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）
回馈计划：
１、提供1位免费名额参加年会
２、大会手册封底裹彩色广告1 页
３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛
４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板
５、公司名称列于大会手册赞助单位
６、年会网站之公司网站连结
四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额）
回馈计划：
１、大会手册内页彩色广告1 页
２、提供1位免费名额参加年会
３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板
４、公司名称列于大会手册赞助单位
５、年会网站之公司网站连结
五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）
回馈计划：
１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板
２、公司名称列于大会手册赞助单位
３、年会网站之公司网站连结
六、展览活动成本控制
◎ 支出面：
（一）硬件
１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
１、展览标志及主视觉
２、宣传费用
３、人事费用
４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
６、邮电费用
７、交通接驳费用
８、清洁费用
（三）装潢费用
（四）其他
１、差旅费
２、货物运输费用
３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
◎ 收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
（二）参观门票收入
（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
（四）装潢、水电及其他收入
（五）政府补助款
（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入
◎ 损益平衡情形 点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
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