展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

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五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则
% r7 A  j7 ?; |! U4 G* I) f
8 n8 z# f1 Z# Q* K9 V! z编列预算八项原则
2 l5 D- M* u7 i+ j1 |, V1、考虑运用时间
8 [! b1 p7 D, @- a0 A2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
* o5 E6 V' X- A! D4、保留相当弹性与宽松度
3 |8 Q/ d( L8 |% b( Y5、保留相关资料以被查证
' H; `6 [( `3 o  ?6、了解各种报账程序与流向
; t) {, b( s% z6 z0 C7、运用在正确需求上
6 V9 a4 ]  m+ S. B8、考虑回馈计划
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二、
预算规划表
: ?9 S! L1 f' c

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 ( I$ B. s3 y& N0 W. j	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 6 X6 c/ ^; V4 o$ `9 Z同步翻译人员及现场工作人员费用 9 ?% S0 k$ z& k+ f) K( K# J4 N4 T# o	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００ 9 c3 }  t7 z1 P7 p+ Z" c

三、展览活动预算项目
　◎　收入
１、会务费（注册费）
3 l4 O3 ^2 |3 s5 b由与会代表缴纳。
２、展位租金
由参展商缴纳。
+ q- q# ]/ P7 i３、广告收入
由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
8 r/ H( K( h# _5 {7 }４、赞助收入
对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
+ s7 ~3 P! i+ r, w) ?& V& I. F５、杂项收入
( p4 X. u- e# K各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
1 }0 }: K/ f# a. @１、旅行交通费用
( l5 |; Q9 u" r0 e7 D. Y* U为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
. {% K! H# v2 P/ K+ z２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
! @& o6 w. H$ d5 Z25%。
1 R! ^" k  r# {' c$ ?３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
7 U$ K- _1 a4 l费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
+ ~) }, y# o# ^7 G# d, p$ x４、印刷费用
9 |2 z4 |$ i) f各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
' M8 g  D% m3 X都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
& A0 X+ Z1 ^6 J1 t" M５、宣传费用
包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
６、节目费用
3 e  |, J- S  A9 S+ \4 f+ V, X是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
- c& f% X+ s! P# u  _: N9 _及参观等登归纳在这专案中。
# Z6 ^; v$ w- c2 ~, i1 L3 q７、行政事务费用
- g" }9 {4 i+ Y2 m/ |& U: \6 s所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
８、杂项支出
, w# J/ e" P% d5 ]包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
! i% H: _: o$ N8 t- m. ~' S' ~特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。

四、展览活动预算编列作法
  ◎　费用预算编列做法：
" {! S( ]5 W. w' J１、
直接费用
２、
. f4 Y% U, p7 |间接费用
３、
) h0 m6 v& l1 P- @# j& Q固定费用
7 Q1 D* U4 c2 @( M, S４、
' N) T4 d/ |) e5 A" C, e变动费用
$ q6 x! w' U* ?% J
现金流量表

1 J( @' L7 F" c+ ^* i, C9 ]/ s

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

& ^! Q1 c( @" S* w3 J五、争取展览活动募款
　◎争取赞助之考虑
3 K. M$ C. L8 U# W$ o. O  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
: @8 K; \& i& L9 w　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
  a# C. [4 Q: H/ u- U9 ^　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
６、展现公司的创意与弹性
" H& a: `- I, }- S8 \  Y  `7 o
　◎寻求赞助资源的做法
7 Y2 k$ V7 E# p- J% O5 e１、拟定目标
２、区分等级
I．
7 b1 E+ a! E& k+ [) J钻石级１名
$ P+ U/ e. h0 _0 j/ OII．
白金级２名
III．
; i/ `, t2 R/ X! q% S2 W& n黄金级５名
9 ]( Y! \, l# c1 qIV．
* d% J: d: \8 s& B# L1 v7 u红宝级１０名
1 c& o/ |" h9 G% [V．
蓝玉级１５名
$ T9 ?1 C! O8 y0 E9 U$ O$ W$ f" D, e
（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
# |- ~' ~7 p: w0 ~/ f

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助）

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ３．大会手册封底彩色广告 2 o5 v" c1 a/ Z% q8 d４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６．公司名称列于大会手册赞助单位 ７．年会网站之公司网站连结

" O0 a( N! @5 G5 J* S" |* m4 e

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额） / }/ w, B( F' u4 I) z

回馈计划： 8 E/ L  }- a. n" R１、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 " c! {9 X) j  j) w0 n% Z7 g$ o  D２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） : t* w. Q2 F3 ]2 v1 k３、大会手册封底彩色广告 6 R5 `5 `0 K% a( c４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 5 K9 z# {7 X2 N9 R５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 - ]9 `* q& G+ g% c- t1 l６、公司名称列于大会手册赞助单位 * w6 b8 R! g) Y6 ?７、年会网站之公司网站连结 4 Q- A$ `% j! }% V7 O

8 }9 t5 l4 N/ b" k; c

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 7 Q/ f: z) i8 [2 X% z+ q２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 * r8 g# ~6 `; y4 b４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 1 \) f! b. ?5 ^: m3 ]( R/ s５、公司名称列于大会手册赞助单位 - ]5 a: }! T- h: L! F7 @( ]9 J６、年会网站之公司网站连结

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） ) N7 N/ c- p+ U9 N

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 ) N; m" d. s( ]9 {3 R4 ]/ }２、提供1位免费名额参加年会 ３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 " n7 w6 B0 {3 P0 F5 w/ t, H7 `４、公司名称列于大会手册赞助单位 7 L# w2 f0 P. m* E/ j4 y( C５、年会网站之公司网站连结 & S* \+ n7 V6 k* i2 ~1 u+ n' U

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额） - Y2 {6 f. T9 E/ X) c

回馈计划： １、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ! M: f* Y2 f1 N6 ?! [. }6 ]２、公司名称列于大会手册赞助单位 + D3 E4 B! U: c0 H, a1 E6 q３、年会网站之公司网站连结 8 X: M, G+ C, p9 d3 U6 P

六、展览活动成本控制
- T4 Y6 Q# e1 @% A( @　◎　支出面：
（一）硬件
１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
6 z/ o/ I2 r1 t' v３、设备使用租金。
8 ^/ e3 K. ~9 f/ [/ a# a/ R6 c４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
１、展览标志及主视觉
4 j2 T8 i. r5 i２、宣传费用
３、人事费用
7 y& N) F' ?* E( s/ t- g  \+ `４、开幕典礼、酒会、造势活动
% Q& s. m4 e0 W4 L. L: F$ O５、印刷费用
0 `# [& o) W- \; e/ e６、邮电费用
1 U! o8 L: V1 F( U/ i７、交通接驳费用
; p  U  {) v( t+ J８、清洁费用
' V9 F' q! O# ~' R（三）装潢费用
2 d' k2 q7 v" x; [: }" |（四）其他
* V2 I) k3 M; U2 Y１、差旅费
２、货物运输费用
３、礼品费
3 A" `/ w2 {& f# B' J" v. W3 b４、吸引目标客户参与之项目费用
1 K2 W: c# Q0 i& F3 Y　◎　收入面：
# C% {4 k. o% W  V2 r5 {（一）预估初租之摊位数及租金收入
  r) W3 J6 \1 H9 e+ G/ I6 Z　　　　（二）参观门票收入
( K8 U* M3 u( o8 k　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
　　　　（四）装潢、水电及其他收入
& t& n$ |9 N' c" L+ G8 z　　　　（五）政府补助款
8 i3 M# f: Z: o9 r　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入
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　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
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