展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
0 F8 s- f: s: {- t  B0 z5 j展场活动预算编列原则

编列预算八项原则
1、考虑运用时间
2、项目专款专用方式                 
1 h2 M# Y7 t8 U) U* w- x3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
+ y& M6 r  _- W" Q" J" M' z9 `- W5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
8 F- t& E; G9 s3 n  G( q. S! L7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划
5 H: {" e$ o: g0 e1 i! z0 h* o
+ f6 A6 l$ L1 o3 X3 h& ^二、
  M' }; m; B4 `) w% j1 p; ^, b预算规划表

3 f& l, {. C: \' m) N% Q  y2 l

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 - ?& P+ i  M7 \* `* S* V1 a% ^. I/ v	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 1 i" H+ S. f8 q1 L# H' C/ x同步翻译人员及现场工作人员费用 ( r6 F8 Q9 b1 T, u; l" h0 B	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

/ O+ j8 T! f+ Q- c* S- p* L三、展览活动预算项目
　◎　收入
6 I1 z5 Z6 R) Z１、会务费（注册费）
( c% W) ]  m1 [. o由与会代表缴纳。
２、展位租金
由参展商缴纳。
! |8 Y& |3 p, Q3 J& Q３、广告收入
由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
４、赞助收入
对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
+ _8 m) B. d, f) K! P1 b/ [& {' q　　◎　支出
- F% ?, V; {1 @- g  b) v１、旅行交通费用
为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
% q( |. b$ Q8 G1 @4 @$ v２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
6 F4 q% r% n3 w+ x; v室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
25%。
３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
４、印刷费用
各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
# w# u8 W9 k% n+ g& I都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
$ t6 K1 ~/ Y5 N. o; g1 y. T$ x５、宣传费用
包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
. _# L8 s' G7 S- x# ]６、节目费用
是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
( t1 S7 Q, E4 Q$ s/ t* L2 M& E& r及参观等登归纳在这专案中。
７、行政事务费用
; o2 `! y9 a7 S9 i' e0 Z) {3 S所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
. [( x. ^3 a- k4 g5 b+ [) Z: P特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。

四、展览活动预算编列作法
" I$ C6 M7 h7 g. ~  ◎　费用预算编列做法：
/ l& F# s" X! n4 t１、
直接费用
２、
3 f* s) q5 Q) o: \/ B% B4 J间接费用
2 n( E% i6 |( J5 s4 p３、
固定费用
４、
" Z2 h  B8 q5 H+ O3 C变动费用

现金流量表

  `' Q1 r' S$ U- ^& A1 ]

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

五、争取展览活动募款
9 t" d! ]; U) {8 f8 B3 `　◎争取赞助之考虑
9 O  a( R. T  h+ A1 z# w; A+ F3 D  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
$ o& }3 p( h) p$ d( O" ]2 B) h) A　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
６、展现公司的创意与弹性

6 _( `( f! o# C! _* l( m! y　◎寻求赞助资源的做法
１、拟定目标
$ a+ l$ G; V5 @5 |2 i２、区分等级
4 g% K; i& Z+ f; t  AI．
钻石级１名
1 `, R" l$ _5 t, f2 F- ?1 N$ Y( EII．
$ G( N- a& I3 J& N2 a+ K1 P白金级２名
$ R6 ?7 v: y  I3 o3 k( R- lIII．
8 P9 _3 b( o  _& A5 c9 ^; A黄金级５名
IV．
红宝级１０名
V．
蓝玉级１５名
7 }; L& |* F0 `+ ]: D
（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
# i+ w' X+ p! s) Q( h4 f) y

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） ' w( L9 E4 {7 t  S

回馈计划： & R, Q1 w0 p% g7 D4 N' s１．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 8 o" l9 T( `1 u２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） 9 f. w& y' ?  |2 k9 G- D３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６．公司名称列于大会手册赞助单位 & U' O+ V# ~. H' i７．年会网站之公司网站连结 3 f9 ^8 H! J( t" T

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： ) h/ O' B7 k/ i1 X; ]+ g１、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟   N1 K* x  W( h２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） 3 c( K2 C/ t( L/ M5 f  X３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 7 D) D$ j) K6 P) G' h: I６、公司名称列于大会手册赞助单位 ７、年会网站之公司网站连结

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 ２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ! O( W7 j# L# ~３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 $ l/ Y6 P6 G( _" _! X, U４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结

: G( c& M  H9 f0 J

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） 5 ~: ~8 H, r5 b3 D+ P; \+ R- `

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 * T8 u/ Q$ O, R# y( T% N' O' S２、提供1位免费名额参加年会 & J7 ~% P4 O- i３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 & a8 w) x  Q5 @. d. {+ Q４、公司名称列于大会手册赞助单位 8 e9 y) P3 q" L# m５、年会网站之公司网站连结 1 _! ~9 ?6 l' i- V8 t8 X

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额） ( A1 i! F. R0 n5 N8 ~3 l/ }

回馈计划： 0 Q7 L- U. |5 V) h4 ^１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 ３、年会网站之公司网站连结 2 w/ Y  x  X( ]

7 ~1 v4 w/ Q1 ~: ^' ?; A0 B$ P六、展览活动成本控制
　◎　支出面：
2 {) R% |) X6 q' ~; ^, v( A( G0 c（一）硬件
１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
/ A0 l) h2 E6 }0 f5 e１、展览标志及主视觉
２、宣传费用
３、人事费用
! w9 A; J  u- E# N  O5 k４、开幕典礼、酒会、造势活动
7 a5 j% k" G( h& z" `1 i５、印刷费用
) w/ R; i% r9 T- Y' z; d, I６、邮电费用
9 i) P  Q7 Q5 o" F" U( E７、交通接驳费用
$ A% _7 i" K" V1 t８、清洁费用
（三）装潢费用
（四）其他
１、差旅费
２、货物运输费用
３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
) X8 a- b& L. V0 A( J　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
' V3 d2 R+ u( O  b$ b9 U( `* W　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
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