展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
, v/ @% A" f  x; k' v2 {展场活动预算编列原则
8 ^* Z9 K, ]: b8 V8 ~" V- t
( t, G8 Z4 E) C编列预算八项原则
& V# _; U$ O( D; M+ ^+ {5 F1、考虑运用时间
+ e0 _/ q' q2 I4 _, Y2、项目专款专用方式                 
$ ~8 g' o+ W* r! O9 [3、尽量清晰明确
  M/ M# f3 d+ `/ T4 x4、保留相当弹性与宽松度
! d9 b1 g& f! t5、保留相关资料以被查证
* H5 W) S% z1 Z$ j6、了解各种报账程序与流向
7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划
* P5 v. D" ?0 t( r# ^5 D' ^
二、
预算规划表
- h5 u8 \$ _  V1 Z* \  n7 K
7 r9 j: }( n/ b, H- i& f8 A

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 同步翻译人员及现场工作人员费用	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 / g/ z. V+ V3 v	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

三、展览活动预算项目
　◎　收入
１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
% G7 c# L6 R. c2 [3 @. j- g２、展位租金
3 m% P. J- e% |0 v6 h$ B由参展商缴纳。
３、广告收入
  p$ `( I8 B. f由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
４、赞助收入
. f7 {. ]" D/ n/ j对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
1 P' e+ q2 d# i: A) L* m５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
: |! n, v' O) o7 I" z１、旅行交通费用
为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
! x5 L2 i: E# D1 f* e* b是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
25%。
7 y* c4 T) A1 X) h! u3 D' l３、餐饮费用支出
$ x/ V1 @! A8 b! J; A大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
４、印刷费用
各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
5 D- J5 Y' v" |( @都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
５、宣传费用
+ ^% `. @( U% v* v! @' a. M! H- ?, _包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
６、节目费用
1 F' {9 m+ L/ i$ w: O0 F是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
: D9 w' a6 y  ], E3 h# q# I3 E) @" a及参观等登归纳在这专案中。
' h# {: n7 v1 c! T７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
3 A& X6 D' z" Y- S6 l1 p归纳在这专案中。
８、杂项支出
; q+ Q  u0 J3 R1 d+ x  H包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。

7 p$ _5 p. A5 ^* G& h四、展览活动预算编列作法
- u, G9 ?9 v4 N2 O" z# e  ◎　费用预算编列做法：
１、
直接费用
; D2 C% R# d  |  Y２、
4 Y1 l2 O  R, q; P, X间接费用
３、
! O6 [! f8 x! e# U% e- r9 @固定费用
; |* X+ V8 c/ G8 V４、
变动费用

现金流量表
. c% u  {5 z/ D& U

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

7 w6 R8 X9 }1 b# {/ ?五、争取展览活动募款
5 {$ g; W3 N+ ~+ F, K6 V　◎争取赞助之考虑
  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
1 {, i/ ~6 t* P# L　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
+ y) ]9 _) U  s9 J　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
1 W$ O$ C: o7 w: f６、展现公司的创意与弹性
/ O% u0 Z" W8 R; w% M5 d4 A8 g
1 M  e/ J! N* r9 X& I8 d7 e9 T9 }　◎寻求赞助资源的做法
１、拟定目标
3 R; w0 w. S( J  I& v) C3 T. k２、区分等级
. u1 X3 n" S( k/ g$ d' G7 B* XI．
/ S; }% C/ H  n: c' I: \/ m" }钻石级１名
$ m9 z9 L" K/ I2 E& ^9 pII．
. J( j$ F. M7 G0 W% N9 E白金级２名
III．
( @2 q9 |: S- |# O& |" u( a* c5 \2 k黄金级５名
IV．
红宝级１０名
# N. @3 P' E4 ~( x. ~' W( n* TV．
' M" x% m2 `) H0 z蓝玉级１５名
; b! o6 y; m" F) p' N; a9 ]
（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
3 g. ]7 r" Z* X

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） 3 L' z) A, k% V$ S

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ' n  i1 k9 a; Y" x8 r1 P. \２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ! \: t0 i. t( }３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ) O" g6 n# h4 \$ }& m- o; D4 b1 ~4 R" ~５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６．公司名称列于大会手册赞助单位 / U+ x8 d* a2 b- x! u７．年会网站之公司网站连结

# A$ b( c% k. k% l7 N3 P

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额） / |! }, ]1 h% P, H* \

回馈计划： , j  M3 O* P4 h3 t3 H# Q" q5 l１、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 . D% a, L. }$ ^; w4 F２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 # y3 X6 k4 R' P3 T: X8 g５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 9 }7 Z. N/ u+ ?) V! V$ [６、公司名称列于大会手册赞助单位 ７、年会网站之公司网站连结

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额） * s  r: G2 ]7 \  V5 d

回馈计划： 9 P: O; j4 @5 q5 @  r+ l１、提供1位免费名额参加年会 ２、大会手册封底裹彩色广告1 页 3 e' x! L  Z5 Z+ a- |/ Y$ N. j３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 / c; N8 ?+ o' p+ V( H; w４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 7 Q+ b# [/ p9 x6 b6 z& y: k５、公司名称列于大会手册赞助单位 , m* n- f  h) o0 r# F６、年会网站之公司网站连结 5 m6 T2 A, g: b0 ~; @6 j$ }

( _7 G, I, |2 z* n% B* q% V" K

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） ; J  G3 a% O& y2 d; R5 T

回馈计划： ! F; S7 s# O1 V0 Y1 B* ^4 O１、大会手册内页彩色广告1 页 ２、提供1位免费名额参加年会 ３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ４、公司名称列于大会手册赞助单位 ５、年会网站之公司网站连结 " L* y: X" Y1 ~, Q/ |2 K# o

6 [' S# m! V% k7 E( K1 i

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： 4 a. W: Y$ f/ S. q１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 ３、年会网站之公司网站连结 ( R5 y& F# k+ x) U3 F

& x# Z) I. U. n六、展览活动成本控制
1 h4 u  g" \1 F7 m; r' h7 X( y$ y　◎　支出面：
0 H5 _' b% Y/ `1 F# E3 c3 F: D（一）硬件
１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
& s1 x6 }4 \' s1 Z１、展览标志及主视觉
6 o+ ^( T. c: V: ]) H! Y9 d5 n7 }2 E２、宣传费用
+ e: x, x0 c1 s, _$ M0 _9 e7 d３、人事费用
４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
６、邮电费用
- W4 x$ f- U: }+ }# H2 N* E７、交通接驳费用
* z. R/ U( Y3 G8 J/ {８、清洁费用
" s3 O( \3 J2 I2 ], b（三）装潢费用
, C; U+ l" U2 U6 s（四）其他
* Z5 |( z% R3 d- q/ m& S１、差旅费
6 q( q. I5 C% |3 ?２、货物运输费用
0 |# H( n- @# f) f" w( K  |３、礼品费
9 D) O, Q; k& B0 Z4 t) J４、吸引目标客户参与之项目费用
　◎　收入面：
7 F2 [. ]0 u& C2 ^6 t" A（一）预估初租之摊位数及租金收入
7 N+ @: C0 k$ J3 q! q% j; ~　　　　（二）参观门票收入
9 I0 C% w/ i2 S　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
# W0 {9 [6 s# W: Y, Z　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
4 W" T& u: ?; X6 f& X, W% K% r　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入
, J; `9 h0 `( n7 g& T
　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc