展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则
7 K( Z0 u4 M) N
编列预算八项原则
7 C) a3 ^: ^5 x1、考虑运用时间
% y) ^1 V) I8 X2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
8 I  a, K4 B! {* z" `5、保留相关资料以被查证
& H, @1 c, w1 O& O6、了解各种报账程序与流向
7、运用在正确需求上
# [1 R9 i+ H6 G& o8、考虑回馈计划

* r1 K' R4 Y1 }. `% k0 [/ z, D' H! H二、
+ ?: N/ q/ S8 H4 k; h: J$ O! ]预算规划表

6 y) g/ o  s. w  k: M6 I

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 . z6 O0 B: V% r- Y  J: a	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） * D# P  z: b, o+ W* q2 q同步翻译人员及现场工作人员费用 9 `' K+ s* E( v3 ^	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 0 P2 M, N: i  Z! f% w! D8 {	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

# m5 P# L1 ]; K三、展览活动预算项目
1 }/ g, E+ v# l7 ~3 y　◎　收入
１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
２、展位租金
由参展商缴纳。
5 z3 I: ]! K0 y( M  W9 U３、广告收入
4 s7 `- T# C7 M% w- n) S' s由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
; P5 t+ L5 [  p. T$ w  ]/ {４、赞助收入
! S. r$ Q7 C# B2 d* U对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
$ I7 q- i$ R; Z0 _& M1 i　　◎　支出
１、旅行交通费用
8 @* `6 U9 F& v* U; d' h: Q1 |! r+ T为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
! c0 _$ ^% o- M% P5 T4 Y! X室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
- n* ?7 j: b& E$ f) n25%。
３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
/ X. h9 X, @' \! Z４、印刷费用
2 d1 e# O2 [$ r/ J1 X各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
５、宣传费用
- n* A8 i# z5 T# |$ J  ^包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
3 m6 x+ Z6 ^) T2 [! ^# N６、节目费用
是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
6 Z4 k+ _0 y* L6 k! ^0 h2 z) I及参观等登归纳在这专案中。
, L% P5 [! |% l. k! j2 }7 W７、行政事务费用
3 b% B; Y# l1 Z/ W* b  \所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
4 f1 v/ v5 `, C9 A4 i８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
2 Q) `' C7 L. n, A1 b特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
+ L, H" t& p- @% y6 L- c, K' L
' |( ?2 Z  t2 I( `. C9 k- h3 \四、展览活动预算编列作法
5 y( Z! M8 M; @  ◎　费用预算编列做法：
) Q4 x! \# j9 @7 b: M3 G１、
$ I8 w+ V. D5 ~5 I1 D; F直接费用
7 h% i# V- U# u- v２、
间接费用
３、
0 y7 H* ?6 E6 `) o固定费用
４、
变动费用

现金流量表
- t6 h) Z: ~% N5 ~
( R# q! M. h2 m; q$ S$ ?$ u: l6 k# B

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

五、争取展览活动募款
　◎争取赞助之考虑
  　１、为新产品或新服务打知名度
! A& g( S' P% Y5 _1 @5 [　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
, U: p: B  s. ~! C　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
( ?- ~/ V- Z  Q: s4 r5 K7 p) a　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
６、展现公司的创意与弹性

　◎寻求赞助资源的做法
, F& {1 V8 F& v１、拟定目标
! C) P" r- n5 b7 o) q4 q1 o" {1 R２、区分等级
7 i6 J8 k+ B( m: f1 jI．
( e. h2 g5 Z& h' Z5 F' G2 p. p钻石级１名
II．
白金级２名
$ h0 u  X, E/ x: w! D2 oIII．
5 Y$ ?* r2 K- Q) a! M5 H黄金级５名
IV．
红宝级１０名
' \6 p3 D6 k/ a! C! {" f- zV．
4 O% q, Q! B/ g" L蓝玉级１５名

（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助）

回馈计划： ( V, }! q) j+ k* j6 ]8 k. \１．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 / [/ K7 [* s+ W. ]3 i1 n$ v! M２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６．公司名称列于大会手册赞助单位 ７．年会网站之公司网站连结 5 y0 N. p3 A$ G% O1 K2 z: F

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 ２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） 8 u- }6 x7 G' S( u- U３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 3 C; y- W; R0 v' d- \. g+ q６、公司名称列于大会手册赞助单位 ７、年会网站之公司网站连结 7 k& n# e7 G7 W) }) ~" v$ _+ T$ `

. r$ \5 g- A* l6 e! X/ D" V7 R

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额） # H& f5 R. J- B& x* O6 |  d+ E

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 ２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ５、公司名称列于大会手册赞助单位 : T* K. Q2 N$ ?3 K- M６、年会网站之公司网站连结 7 A4 q! ]. G( H7 n

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） ; T2 [1 Y$ Q6 e

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 + J8 y- J# V& g２、提供1位免费名额参加年会 ( l0 K( k/ B, T# p# R9 T6 f３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 0 G+ Z8 z+ I  w/ l４、公司名称列于大会手册赞助单位 ５、年会网站之公司网站连结 4 g( [! G0 z! l! U3 i

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： , b% H; n! Y$ N2 j* c１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 ３、年会网站之公司网站连结 8 |7 V" f9 o  `% x! J* n; V

2 w2 L, Z4 H) `% l六、展览活动成本控制
　◎　支出面：
0 c8 e6 Z& n. j2 D3 n8 J（一）硬件
１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
* @5 l; z1 [6 K% U３、设备使用租金。
! q1 p9 L  J0 f４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
3 c5 O% u8 N! M! q( ?7 v6 @  L１、展览标志及主视觉
0 ]. k& a, G/ M3 R3 Z6 K２、宣传费用
: F, D8 [6 D5 D- q% W8 y３、人事费用
４、开幕典礼、酒会、造势活动
0 g- b/ i2 o8 O$ O$ q５、印刷费用
+ f: r4 z4 n' m６、邮电费用
7 m: ^9 ^8 |* N: Y７、交通接驳费用
８、清洁费用
（三）装潢费用
（四）其他
9 I; E* B- `3 _# w6 [1 z6 L１、差旅费
２、货物运输费用
1 S  g; q5 q9 e% d6 X3 D３、礼品费
+ d1 N6 i& C" ]+ ~４、吸引目标客户参与之项目费用
　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
- V4 O+ P8 M. E+ H# x/ G　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
1 K; e, Z0 y, H# Q% V* E- H+ c　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
( {% H+ D1 p2 i& b3 g6 j　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
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