展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

, _% \& s$ i" G/ \0 E6 o& f

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则
. [; A# x  Z( ~$ k
" _% c: m: ^, @- `  n# _编列预算八项原则
' w# v9 |2 H* y: X, Y2 G# e9 }1、考虑运用时间
8 {$ D, y" w) @0 w2、项目专款专用方式                 
9 d: G. C1 @! r% R! z( m) B3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
6 n+ q% P6 r! x" G0 v. k5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
+ I4 b9 U9 f; b" l" `7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划

二、
: A7 w2 H0 {4 G  z4 |" q) E预算规划表

# I; G8 @1 {- @# E

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等 0 }0 w% V$ A/ A; |$ q8 ^; {	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 ' m2 G. [& O! }; X- C% ]8 X0 O- L0 }	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 4 w5 w% D4 i9 o4 x+ L+ U3 N+ d同步翻译人员及现场工作人员费用 % X; |* ]3 s0 u! M9 L- `" |	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

8 h$ J, x8 `; b0 U( s三、展览活动预算项目
　◎　收入
2 H/ A  t0 J5 x/ Z% Y+ \１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
2 n: _, `$ B5 ?, l/ [8 R２、展位租金
7 j7 A; @* `+ f5 _* b" F3 {4 X3 E由参展商缴纳。
& _" u" f4 k% G# p! ?4 X３、广告收入
由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
0 q  D- k2 r. |% C  q４、赞助收入
$ ^) u2 K. S' u! r) z对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
! i/ ~8 B5 p& ~( j0 Z1 N; E５、杂项收入
' ]" V0 I" E2 m" n& B& m各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
# w$ n3 Q7 d# Y, b/ F１、旅行交通费用
1 i+ S0 G" _9 V为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
2 B2 i/ B9 I. X0 ~是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
/ B: o# t* Y. A$ r室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
25%。
３、餐饮费用支出
3 l9 C& m: |9 F/ [- B5 j( _) S大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
' D2 z( w. P  n' w费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
+ N" S, ^5 O2 [1 @/ x( Q* n４、印刷费用
# D1 b+ h) }! O* U, i各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
1 @7 j7 D7 K8 U, F$ V都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
: U; \+ l* x: S4 c3 r５、宣传费用
" A9 p- h  ~% M  t包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
６、节目费用
  V1 I5 ~- s' ^0 R) v( b4 s& O# Y' {是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
及参观等登归纳在这专案中。
/ F+ S% k6 k, j７、行政事务费用
& R& R- |+ t# k! j3 i所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
８、杂项支出
2 h: U1 C) y* @; |8 O包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
( c) _. w; Q' k1 W: C特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
8 o  a3 G; z3 r) m. A6 m
四、展览活动预算编列作法
  ◎　费用预算编列做法：
１、
直接费用
２、
间接费用
３、
, l& E) p1 V, E1 ]+ ?固定费用
6 a% I2 j7 \& N* V8 F4 z. A４、
  Z+ c! \3 Q7 W) |: ]' G变动费用
2 ?$ p# F1 n) g
6 {( j, s% h. f. ^1 ?7 g- o现金流量表
/ s2 C! i. [( S' L6 W5 E% m$ [
  j, N* m4 y! c2 L. k

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

五、争取展览活动募款
2 [" c* ^- x7 k6 H4 U　◎争取赞助之考虑
$ U  y. V! [6 c5 H3 }8 R+ T# L. L' C  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
0 o4 T  _% G! p8 T, S8 r　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
- [" O! M2 a! a- b. U5 b3 d６、展现公司的创意与弹性

) k3 e5 k/ t' g　◎寻求赞助资源的做法
' `( X- S9 S, ~5 I１、拟定目标
8 g3 h9 E" V6 I6 E# W1 w( m２、区分等级
% ~+ U  m* h! Q) T  xI．
钻石级１名
II．
白金级２名
III．
黄金级５名
IV．
, G) _# @' T0 I4 n6 j, k0 A" k红宝级１０名
0 _" b, H7 w+ p" n& c* LV．
蓝玉级１５名

（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
% a8 e& L  F3 J/ B% P" W0 Y

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） . r# G, m- d5 k+ V1 l' U

回馈计划： ) P8 ^5 O) d3 t; n+ R0 o" p１．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ' `2 D4 G: A) I* F& \５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６．公司名称列于大会手册赞助单位 ７．年会网站之公司网站连结 1 ~7 e) w7 a( o+ p1 z  h. h

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额） ' C' s# ?: T' F! D4 M$ ^' H! i

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 ２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６、公司名称列于大会手册赞助单位 2 }- U4 `  s& W# j, }! d/ m７、年会网站之公司网站连结

8 {4 s" {2 p" u7 D  l5 [4 n

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额） & C5 F( Y2 z! L4 Y0 j- e3 S

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 ２、大会手册封底裹彩色广告1 页 : `; ^& V4 o, N３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ' l6 d5 u, u! h- k* ^" W! t５、公司名称列于大会手册赞助单位 8 K9 V3 @! T1 X! ^6 g5 P６、年会网站之公司网站连结 : E& o4 B1 ]4 Q/ R

# B! z( p8 r  p; d! i' v3 R4 v

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） - t4 [' z* P& t1 D8 {8 C4 ~

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 4 G; ]9 A, {* ^# R: W２、提供1位免费名额参加年会 ３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ４、公司名称列于大会手册赞助单位 ５、年会网站之公司网站连结 9 u! I2 M! ]8 |

) g7 |8 u5 U8 f. l4 X

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额） ! X, w$ E3 E9 h5 K! b% q+ W0 {: z

回馈计划： １、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位   @2 H3 x8 K. t( w0 d1 w' O% O３、年会网站之公司网站连结

六、展览活动成本控制
: t0 }9 p3 k- f5 X2 n7 O- J& @7 L　◎　支出面：
（一）硬件
9 L( p. _1 b$ U" f' `* f１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
8 ^0 g% N& A8 v$ y' \１、展览标志及主视觉
& N) l# W/ @- I% L' `! R! y  l２、宣传费用
! m% k9 g0 c. K" V３、人事费用
3 f; Q9 _# Q$ f; w; G, |４、开幕典礼、酒会、造势活动
' n* b1 e" |6 ^2 [- [' ~8 b５、印刷费用
0 V2 _. [& V0 ?/ U) ]+ _  |' Q６、邮电费用
７、交通接驳费用
８、清洁费用
（三）装潢费用
' ^& p  k* x' i$ T! d/ b/ a（四）其他
3 Y8 _, y3 y( a  ]１、差旅费
: x! g5 j! d# q! {9 C* y２、货物运输费用
* _/ I! e$ `* O! K8 K" {３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
, k# T: c  D; m7 D& H1 m　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

" O9 `, P7 _& ^3 c0 R　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc