展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

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五、展场活动预算与成本控制管理

一、
- `. ?+ H6 ^6 Y2 x4 z! j# T9 |& i展场活动预算编列原则

编列预算八项原则
' V+ y8 f$ R# ]% q) [) u" E1 X. T3 u/ M1、考虑运用时间
2、项目专款专用方式                 
3 b, y- J. b7 G& q3、尽量清晰明确
& M4 k; W% l5 x4、保留相当弹性与宽松度
" R1 E# I7 l' ^. ]( V% J5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
  l; q* m6 @, |( g3 c/ c7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划

& w; ^& e* V- V( V二、
预算规划表

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） ( w& ?/ P; @  f$ i5 u( `同步翻译人员及现场工作人员费用 ) b# T  Z# L2 w- Q( q	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 ( Q$ h" _& A$ Z2 z5 v& T. Z	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

三、展览活动预算项目
; r! s3 B" J, z8 T　◎　收入
, y1 |1 k+ }8 L- W& ?１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
" W% b1 a9 \& O$ [9 M２、展位租金
由参展商缴纳。
# m: N0 w* H) e! t" A2 r# Y３、广告收入
& \+ R- w# s& D由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
４、赞助收入
" x* b, f/ S" }" I, x7 l$ ^对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
: U( z  U9 z3 o. }2 x7 A2 M7 U9 o各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
6 a) I% {# l5 ~7 a１、旅行交通费用
为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
5 q( l6 D' v5 O  {) n是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
+ Q  {" M* p# i/ t8 Y2 s25%。
- O! \- G! J! H1 M0 t$ y* v% y+ o３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
9 U. T; c& Q3 S+ }费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
４、印刷费用
各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
. G5 S& k4 r3 C/ m1 n５、宣传费用
包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
６、节目费用
4 \7 Z" L* G5 t是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
及参观等登归纳在这专案中。
７、行政事务费用
' b" @8 e5 |: v所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
- j5 M+ _1 P% O7 w4 Z# Z5 \归纳在这专案中。
( ]$ N9 A' L/ H% L3 h" c' V* U８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
$ K+ [  m5 Q$ x" @
四、展览活动预算编列作法
( t0 M9 i/ h  y7 [  ◎　费用预算编列做法：
１、
直接费用
5 ^, D- L1 n0 N, y7 n２、
$ m2 [: H' E0 @% \5 z1 t间接费用
３、
固定费用
/ V+ x. j" e! i% O# b5 R  Y0 Z４、
: w% {5 x$ o# h4 s2 {变动费用

! f, [: M% N% S2 U# F现金流量表
' |* O' t) l/ \
/ D8 o/ D  Y5 Y5 I/ Q

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

五、争取展览活动募款
6 R8 ^& @  e7 u1 T/ G　◎争取赞助之考虑
  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
0 n5 T+ m5 X; k: C# g6 @1 p　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
" w* }1 S/ C" h3 X& i) x６、展现公司的创意与弹性

　◎寻求赞助资源的做法
１、拟定目标
0 c# q8 o4 h$ J２、区分等级
I．
& V% X" o9 E$ z4 \0 \# |钻石级１名
II．
9 w2 m4 H, V: a5 S% \. G  i白金级２名
+ ?9 ~/ U+ r2 S  X9 h5 c3 D8 u5 `* JIII．
' Z6 Y. `1 E" Q- Y黄金级５名
4 h3 p' O7 L) [  Q, W# Y( O( QIV．
' r1 ?' `2 t# q* f4 y( ^7 H4 R7 o红宝级１０名
V．
蓝玉级１５名

（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
+ U3 U" G3 R! ?8 ~. V  ^  m

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） 9 w1 C( i/ e/ \3 I

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 0 ~( ^5 _% r1 J$ q２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ) [; ]: L" H) o( d５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６．公司名称列于大会手册赞助单位 ７．年会网站之公司网站连结

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额） 6 _3 s" K% @$ F5 ~* T2 m6 F7 j4 f

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 ２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） - j$ z) E  P- q% \! _３、大会手册封底彩色广告 ! q9 D2 O: a# {* a/ s8 w４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６、公司名称列于大会手册赞助单位 ７、年会网站之公司网站连结 # ^- h# n. A- T

" [+ f0 V% I7 E

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额） 3 T9 [1 l: b) F/ h

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 + @6 g* m. t  J7 C6 o9 z% K２、大会手册封底裹彩色广告1 页 # n, q# D6 ?  y8 A+ C& o9 u３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 5 U* J- Y. a) }' ?4 k8 q' v% A( }４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ５、公司名称列于大会手册赞助单位 , M  n, p  ~/ x9 W６、年会网站之公司网站连结 ' s) z5 E% b% u/ T/ U# N( v

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） 2 {% y6 P' ~. @' |. ^

回馈计划： % k! y; n, u# F8 ]１、大会手册内页彩色广告1 页 ２、提供1位免费名额参加年会 . r/ h2 d1 L' I9 ?, {３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 / c0 G% Z" m" O' O+ m+ ?" @４、公司名称列于大会手册赞助单位 * B3 [& [$ C, X, ~５、年会网站之公司网站连结

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额） . H! l6 j+ ]  n/ x8 T& O

回馈计划： １、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ; \' r5 X2 F/ V2 @: ^- c２、公司名称列于大会手册赞助单位 4 s& z- z0 y* T9 u. G9 q$ P+ T３、年会网站之公司网站连结

六、展览活动成本控制
; q0 ~5 _" d. s8 f, R4 S　◎　支出面：
: E& v, E6 f4 r# V（一）硬件
１、展场租金。
0 q; O* k6 X* V2 F; E5 A２、水、电、空调费用。
& k' x' K- D: B7 Y7 G, m" V３、设备使用租金。
' g5 d. u- L6 K# h6 v" C- s４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
１、展览标志及主视觉
２、宣传费用
0 s% o5 o' v/ Q1 k# t/ a３、人事费用
% g3 v. ?, h8 {$ F' ?% o４、开幕典礼、酒会、造势活动
) t, ?' a. G& ~3 f５、印刷费用
６、邮电费用
7 Z. m9 m, F: G5 r2 M5 d+ r5 U! _７、交通接驳费用
% n) B* _- G5 H/ q, q: T８、清洁费用
6 L& E6 X# `- v" [/ s（三）装潢费用
* {1 i- T) o; C( J（四）其他
1 V! y+ s4 Y" t5 B4 W１、差旅费
２、货物运输费用
３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
$ x7 k; H+ x* {+ n7 o' Q0 b' K　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
9 I, p$ j3 g$ [7 B　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
, y3 Q4 K5 ~* F, v　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
# {2 j6 m& y- O7 z　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入
2 v; k  w6 G1 o6 J: E( W& s
3 K2 `% f# l" y2 x9 I/ h　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
) h2 ^% ]8 h' Q, B9 A