展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

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五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则
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编列预算八项原则
1、考虑运用时间
8 m2 F2 G3 V" K7 |9 F5 R- P2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
5、保留相关资料以被查证
* I$ L. _, ~7 r6、了解各种报账程序与流向
9 u5 c! q8 s) y! d  M7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划
1 ^: d2 N1 r/ Q; v
/ L. @  E) P5 Z3 d二、
预算规划表

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专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 ; C/ }4 k4 k' T	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 同步翻译人员及现场工作人员费用	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００ 1 d/ a0 M, d$ H9 s. j. F: |

) r0 Q* K1 D. W% O- E5 {三、展览活动预算项目
1 g% F" ?7 s8 v1 ]4 U　◎　收入
１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
. z/ g! h. m" ?, r- T6 J- _２、展位租金
由参展商缴纳。
３、广告收入
2 `5 }2 e8 t+ d/ O5 Y* I由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
$ B  P: _) R3 k. Z) E4 I４、赞助收入
对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
3 K1 f8 G2 \% H# @/ M５、杂项收入
/ U7 s: M+ A( J" Z8 z各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
( G3 c4 B, j0 i2 }% \　　◎　支出
１、旅行交通费用
7 x1 ~0 \- ^9 K. p- y. c为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
" l% i( a* p* b２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
) z' w0 W  A8 n+ Q室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
& u$ ]* C; _) s! Q. A/ n4 t5 F8 s2 \25%。
, O5 y& c$ i- i/ J% `３、餐饮费用支出
- W; [; n" `: Y% U9 O7 Y大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
４、印刷费用
7 k+ S3 X+ ^/ e+ e各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
( T6 R! [$ a' @0 d５、宣传费用
包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
+ ?$ b1 D) N1 C9 B1 U６、节目费用
4 c- ]* c& F% v$ a, J: S# i% N5 |3 o是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
及参观等登归纳在这专案中。
７、行政事务费用
, k( d' _' E! H+ t/ V0 c所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
3 S2 p) ?" N9 m6 M) O８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
2 P  B8 Y( o& @" H) m3 r; `  ^特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
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" J- C/ X8 z( \% c5 D, s6 d四、展览活动预算编列作法
/ k! \  `# Q- K  ◎　费用预算编列做法：
１、
直接费用
7 A9 P4 Q: X% U/ f) n２、
# D0 q# Q- q6 A' S( Q7 v& b0 a间接费用
３、
: F: }) k. @3 k$ D( F0 }固定费用
, k& X5 t/ \3 u. O5 }４、
变动费用
. d# x  ^% F3 ~. ?
现金流量表
- U0 g1 u0 A* h2 l. i+ u

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

% y! `9 R& p/ e$ Y9 R五、争取展览活动募款
8 t; a* m% S# \7 V3 h　◎争取赞助之考虑
  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
６、展现公司的创意与弹性

. W0 O4 D0 S( v, I/ n0 C　◎寻求赞助资源的做法
１、拟定目标
- I4 _: L; |1 \8 o$ A２、区分等级
I．
钻石级１名
II．
白金级２名
III．
黄金级５名
IV．
; `) u) @! @2 a红宝级１０名
/ U$ k4 Z8 |! j) {) _3 [% @V．
蓝玉级１５名
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（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
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一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） ) H5 F/ p; t6 \, d  n0 i  _

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 6 q6 u  \" |) ~( }" H６．公司名称列于大会手册赞助单位 ( g9 Q, c1 H" q７．年会网站之公司网站连结 + V3 B% f: \& H3 A$ y5 A

& c5 T- M2 ?  l" K$ ?8 A4 g( ~

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 ; j" z# Y) v" ]２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ３、大会手册封底彩色广告 1 g. E* A" ^; Y, z2 k$ ^４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６、公司名称列于大会手册赞助单位 4 X" l$ j7 ?! Z７、年会网站之公司网站连结 1 \9 ~: V; O9 f

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三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）

回馈计划： 2 Y% A" c# K' s5 }) N. K3 ~１、提供1位免费名额参加年会 1 l. M  ?% g1 N２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ( X7 t# A4 h% b３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 * Y0 u+ H# B) {2 O" O+ {５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结

, R1 R* [7 }4 u0 ^. \

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） ( x# A& k, q! W; j( W

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 $ r0 R8 o4 s! V* _& }; X9 ~4 ~5 o  ]２、提供1位免费名额参加年会 ３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 8 H' x% c1 m- m! E４、公司名称列于大会手册赞助单位 # B; J3 n+ Z! X# x' c" d4 i５、年会网站之公司网站连结 & H6 D+ \0 Q. ?7 \: s$ h# Z

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： / V. n) ?3 M5 U7 E4 n* a9 \7 ?１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 * |$ }7 r  L: x- j% g$ O/ W  d/ |  D２、公司名称列于大会手册赞助单位 ３、年会网站之公司网站连结

六、展览活动成本控制
　◎　支出面：
（一）硬件
- ]' z' _5 L1 e' t. c( [１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
$ a  ]# N) q3 |7 {３、设备使用租金。
, J0 ?. F9 X" I４、办公室、仓储、会议室使用费用。
7 t; t# \+ u% Y3 ?  w（二）软件
! k, ?  w3 Q7 P" P7 \% p, E１、展览标志及主视觉
3 W2 A. e5 e8 ^( u4 y3 ^) I２、宣传费用
9 L. x  E4 r( Q' b３、人事费用
４、开幕典礼、酒会、造势活动
) j$ r- t8 C7 L- p+ e! i1 C５、印刷费用
( s# H! Z1 f3 }$ s2 L６、邮电费用
7 d$ }2 X, \1 g# z* D７、交通接驳费用
# l- D5 K& [. ?" r  u6 B８、清洁费用
( ~8 B$ Y( {2 Q% r8 x（三）装潢费用
（四）其他
１、差旅费
２、货物运输费用
３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
" s2 S; i+ u8 |$ @1 I　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
* ^- E7 D9 o0 Z7 }　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
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