展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

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五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则
2 |! n: ]6 N5 a0 b5 F' F
编列预算八项原则
1、考虑运用时间
2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
7、运用在正确需求上
! h4 u8 x, g; F  T  c3 F8、考虑回馈计划
$ {( t. ?$ d  B3 N
% I4 n% J% t* D/ \, H3 j二、
预算规划表
- s1 P8 x) n. }6 w$ [
4 i4 e: L4 t2 I( p: U$ F

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等   i# P7 h& D, V( G/ }+ Z+ w	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 + B' y9 }4 b# r" l. D% i	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 同步翻译人员及现场工作人员费用   ^# N2 a- q2 [	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 . l! B9 u) h& t5 A/ w. @4 M3 e	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

; ?( [8 y: G0 W/ o# c) f/ B, M三、展览活动预算项目
　◎　收入
１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
２、展位租金
由参展商缴纳。
. N4 s8 r0 X7 {7 p* F7 W" s３、广告收入
由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
7 u& C- F8 A' H４、赞助收入
7 e" @0 E, \# d3 i3 q对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
/ v4 L8 N3 p1 l５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
１、旅行交通费用
/ R8 n( o. q( U2 J6 h% _' e  u为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
' t1 _) f! f) R9 S, a: [/ J1 u+ n! T２、场地租金费用
1 _" t! d- \; b是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
. v/ R1 d- o- E; i/ e25%。
３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
7 {; b, U$ x: H) L( ^6 a: @1 f费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
４、印刷费用
, R4 N5 h& T* _3 Z各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
3 P0 n0 V; u! C) y$ ]4 n* u都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
' s4 w7 J0 Y9 g+ c) @５、宣传费用
包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
６、节目费用
* ~) M, w: m1 j: c5 r2 R是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
  ~/ a8 L- F8 J2 @( m0 |0 n. z及参观等登归纳在这专案中。
７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
８、杂项支出
( `0 U- M" k+ m( h包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
, _0 N8 R- }  B0 ~7 ?" _9 T特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
  C$ t$ S/ R5 V. y
+ @( j% x3 x4 N四、展览活动预算编列作法
  ◎　费用预算编列做法：
" A6 b9 E1 I4 I8 p# k& c- ]１、
直接费用
9 d+ y& f  h4 N! D" x２、
间接费用
３、
1 `! C1 H+ `4 C6 L9 k8 k固定费用
４、
  p% a- x& n1 I) y! c变动费用

" m1 G! c- b/ t/ E现金流量表
% o9 B! U2 [' e( C8 N& B. @
( _3 Q2 [; [+ Y% a; R. w

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

% ~1 m3 D  Z7 q) S+ ]; g五、争取展览活动募款
8 K; O% z- j' e7 H: G/ D' u- b　◎争取赞助之考虑
7 C6 ~) }: j6 M1 v" T- k4 r  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
0 R5 N& k* S0 R5 ^; ^% A# s　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
( S& F" K, B6 ?8 F3 e６、展现公司的创意与弹性
4 N  S0 I# |. {+ L
# \- U) v2 ~$ b" V# H) M　◎寻求赞助资源的做法
) U. A+ w: e, E' m$ \3 b/ H１、拟定目标
２、区分等级
4 S* H5 l6 R9 f5 hI．
& q4 |; m& }6 s# ?0 x& f钻石级１名
II．
; O2 K6 ~. {: Q6 g白金级２名
: ~2 e( `# l/ [III．
4 A: N: K( b" g% u4 J黄金级５名
IV．
! b3 l7 G. _& @: e' b0 |- b红宝级１０名
  A3 J. u& H4 y% a$ `V．
蓝玉级１５名

7 {6 ]: v% g; z, u（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
9 J5 Y# P, X* ?

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助）

回馈计划： . g4 E3 T1 G: n( V1 ~% p/ O: A1 K１．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ３．大会手册封底彩色广告 , N7 E2 E2 k& }4 p# S6 K４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６．公司名称列于大会手册赞助单位 2 ^9 u: i+ w, F( k' Q! I! S７．年会网站之公司网站连结 / e5 n$ ~$ ^, g" W' h) d) V  ]

2 @& i8 U; ~2 L8 [* Y

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）   r/ C, K) g: G8 ~* A# |% |

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 / s: U, T( n# S$ s3 ^4 A9 h& C２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 . H( W* M: U" U# C' Z$ P4 c: @５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 # q" m: N; G; A5 T: N６、公司名称列于大会手册赞助单位 ７、年会网站之公司网站连结 - f6 v9 J* I  ~; b) T: i, e

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 / z  o$ j* c1 M. v7 y/ v! f0 w7 V$ h! {9 {２、大会手册封底裹彩色广告1 页 $ @' ~9 o9 ~; k  {8 i8 S３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 & ^! a1 z) ~6 f  U５、公司名称列于大会手册赞助单位 ! U& u1 ?3 s7 R( J" E4 P  j６、年会网站之公司网站连结 0 `  H. X3 ^, V( f5 O, v

+ B5 I3 k8 x0 T

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） 4 A! ^1 }% T1 t' r. r% A

回馈计划： ) _) Y9 v% K4 l% L, x１、大会手册内页彩色广告1 页 7 R) Q  q- N6 f' Y9 `２、提供1位免费名额参加年会 & `  M, G" `+ k３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ４、公司名称列于大会手册赞助单位 * d9 ?7 v0 I+ i* m５、年会网站之公司网站连结

3 ?6 H; g2 M8 c) i% t6 s

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： ; `2 O- j1 N6 V% H, c/ l１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位   I  f  Q. B% w$ x" J３、年会网站之公司网站连结

3 t& O+ B) Z. b六、展览活动成本控制
0 R: _, [& o7 c: K9 M　◎　支出面：
（一）硬件
) a5 u; O4 q% b/ Y) ]4 g１、展场租金。
& n/ S' r2 T+ j9 v# o: Q5 K- x２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
  s5 U1 z8 i0 A４、办公室、仓储、会议室使用费用。
8 p1 L  k- }! y（二）软件
. I7 y  K: L* Z) Q# j" f' r１、展览标志及主视觉
( Z% r0 E3 Q5 ]# G' t1 m+ V２、宣传费用
３、人事费用
４、开幕典礼、酒会、造势活动
. R' B" W3 `# o５、印刷费用
６、邮电费用
5 A2 @7 `) a/ O% G７、交通接驳费用
８、清洁费用
" j' B9 K/ f, X; h1 z6 E9 h（三）装潢费用
（四）其他
１、差旅费
# \4 E# X7 N& f0 W２、货物运输费用
３、礼品费
0 \  u7 N, @) ]; C４、吸引目标客户参与之项目费用
　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
: ?% M$ {: n/ [9 U　　　　（二）参观门票收入
$ Z% g+ K9 a5 C1 p  Z5 v　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
. F# y8 ]+ P8 H  l4 N　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
" W; Q& W7 k8 s　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc