展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

0 J% q/ d# q  O/ t; U

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
) I0 ]8 L6 T/ E4 O展场活动预算编列原则
! e4 Y6 n  Y& V
! N6 o6 R8 A9 e' L编列预算八项原则
7 N. [8 I% W, ^% V+ F% s1、考虑运用时间
2、项目专款专用方式                 
# a' @" b8 H" w' o3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
0 s8 @. s! G; H1 _# B2 ^- D7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划

4 h: n: l! ~6 m6 \9 [! \, f二、
预算规划表

' f9 I8 w1 a& I2 M- m

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 同步翻译人员及现场工作人员费用 ' Q7 _6 @% B& J+ U	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 3 Z4 ?, p+ @5 p: P: w' w1 _	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００ 2 V  s$ u. _7 r! {: M: i1 x

5 [; j' J! e: W: v三、展览活动预算项目
　◎　收入
１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
２、展位租金
2 k+ ~% i; B: q# j& K由参展商缴纳。
" a* @8 F+ C' w! I( e3 N３、广告收入
由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
４、赞助收入
对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
) ~! ?$ D9 k% F, \５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
# j+ b- W( Z4 B; \$ U8 f! D　　◎　支出
- ]0 ?2 K/ A8 ^! P１、旅行交通费用
为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
0 l3 _# d% g/ M0 m$ v- Q6 o25%。
３、餐饮费用支出
$ N8 r- ~8 [4 v* Y2 P) [" ^大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
7 M8 Q( I2 x! u$ z, n４、印刷费用
: ]" y" T4 l* f( P8 U) E各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
. n" k7 E* T3 z& Q# S/ q. j都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
５、宣传费用
: I% k. U& r$ ^$ P) G, F9 N1 k7 n包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
６、节目费用
7 t' x8 _( w$ ~% X是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
及参观等登归纳在这专案中。
７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
, z! A/ o! Y8 u8 |) e% L4 {/ K归纳在这专案中。
% n/ l# L$ \3 N) v８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
" m+ q% g  O# Q( p+ g( `
- [7 H3 O, n; S0 W: m7 T四、展览活动预算编列作法
  ◎　费用预算编列做法：
１、
直接费用
8 c' m9 B& U9 g# s8 u3 \% c" g２、
间接费用
３、
固定费用
7 Z/ z2 W' `6 m& t( ^4 u４、
变动费用

* S1 E4 ?0 ?8 Y* M现金流量表

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

五、争取展览活动募款
　◎争取赞助之考虑
  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
9 }" O' p4 B( d7 L, Q1 }　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
) D3 k/ q9 W  i3 a- D. H  G" y６、展现公司的创意与弹性

　◎寻求赞助资源的做法
5 W% `' k2 I- Y/ r# o9 s１、拟定目标
4 e& _1 ]: ~2 ]* i. N& N２、区分等级
" k2 q6 s' z+ J! \( h2 l9 qI．
钻石级１名
II．
白金级２名
2 \/ h/ a  v/ e' GIII．
' L2 D7 k: d; h$ L. U黄金级５名
+ r+ Y  w" k7 r; r5 @7 h7 C0 yIV．
红宝级１０名
V．
. c: O# W* w9 ~9 i( P蓝玉级１５名

（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助）

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ３．大会手册封底彩色广告 - X4 r+ U. _) X# m5 i' W( Z2 r４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 1 q3 F2 ^# q$ W6 z* G: n５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 , @3 E' e5 m7 T8 E6 \( W６．公司名称列于大会手册赞助单位 ７．年会网站之公司网站连结 5 h% ~  C4 G. m7 T  o

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二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： ) w& r. z6 i5 h3 D2 X+ H１、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 ２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ３、大会手册封底彩色广告 * P- K+ Y+ W7 r! C$ \+ _４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板   |; F6 t$ D# \+ Q６、公司名称列于大会手册赞助单位 1 A; y* n  g+ x0 p6 }, Z/ ^8 S７、年会网站之公司网站连结

7 @/ K, r- h# `% Q8 i9 S! H

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额） 9 o( @! |+ `8 ^% ]9 W

回馈计划： 9 ], s: q9 g$ s& M) L3 X! ~１、提供1位免费名额参加年会 ( m. w! F9 S& z+ B' b' P0 R$ K２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ) B, w. p0 z! S8 p8 @* V４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ５、公司名称列于大会手册赞助单位 5 k8 v5 `' ^: G- h7 S; g4 |" n" G$ \６、年会网站之公司网站连结

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额）

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 ２、提供1位免费名额参加年会 . F5 I$ G( [: J  ?& z% L３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ４、公司名称列于大会手册赞助单位 " R+ G7 m) Q) f* w& Q５、年会网站之公司网站连结 2 @9 {* N% g' b' \- W

" C9 o9 G4 D# Q4 b7 W: x" |

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额） ; [7 U. P: k8 \. \  t8 U* Y! ?

回馈计划： 8 `/ Z1 ]' }; n  ~1 [5 |１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 ３、年会网站之公司网站连结 - V4 l( [+ K& [7 {$ M5 ?5 [2 Y

9 D+ D: v+ a% J7 T: F! K六、展览活动成本控制
# F1 h( F# A* |* l　◎　支出面：
（一）硬件
! [' `9 c6 x) I2 c3 M$ ]１、展场租金。
4 p; D+ v1 k& Z$ D! e２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
% c" x: v* S' O2 r& N8 l$ O7 _４、办公室、仓储、会议室使用费用。
, B0 F) @' A5 E% m4 n" }（二）软件
１、展览标志及主视觉
. U. g6 n7 D! N２、宣传费用
4 {8 Z: b) d( |* O$ Q( A9 C* o0 Q３、人事费用
+ R9 }) w; |8 a1 N; |! M４、开幕典礼、酒会、造势活动
7 f8 A# O' C1 R7 ?; j" d/ r1 `５、印刷费用
６、邮电费用
- r+ z( F6 @3 N9 r' a% d  A! h# ~７、交通接驳费用
) }! C- M  z. C  B８、清洁费用
7 b( v: H, X0 }* Y7 _4 \3 D, Z（三）装潢费用
8 ]5 S5 G8 f) K9 Q9 ?' m8 ?（四）其他
, _5 y" ~! U5 n1 _; e& b$ Q2 F! ~１、差旅费
２、货物运输费用
+ P' k: D( P4 G7 m& L３、礼品费
, J, L( x* i% B4 q% j４、吸引目标客户参与之项目费用
　◎　收入面：
6 T$ R8 i# q' \  B$ P7 S4 w. m8 z8 b（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
$ V8 Y3 z/ t0 j7 Y; ^* h& _1 y　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
. @6 O: `7 a" Q  ]6 ]　　　　（四）装潢、水电及其他收入
% L6 S9 ?# o* N7 p* B) z# m0 d) T　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入
  h& b9 S2 P7 F# X$ M0 l# E
　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
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