展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
& O5 X8 h- c! \( N/ q- {4 q展场活动预算编列原则
# {9 t1 R2 J/ K0 I( v, \
编列预算八项原则
1、考虑运用时间
; \1 @- ?  G* b5 |8 c* ~5 I2、项目专款专用方式                 
4 G! Z4 n/ B+ A3、尽量清晰明确
5 X6 v8 Z* M, q0 G7 R4 z) D, ^4、保留相当弹性与宽松度
5、保留相关资料以被查证
( s! n: e2 g+ ?: s6、了解各种报账程序与流向
7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划

二、
: u8 s3 [% p& ]8 D预算规划表
, t3 F2 e  f4 M' P" \! X# g
" D6 \/ R6 `* B5 y" u! r8 ?

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等 1 w  B0 k: q0 F6 U; H	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 / A) B+ I. ~. v	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） - I* E3 c9 |/ l% D同步翻译人员及现场工作人员费用 0 u# m6 V' t, ]; P' M: Y4 g	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 1 U$ w- \1 ?0 j  b# A4 l: m	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

7 f& }5 z8 d9 }# i: C三、展览活动预算项目
( {; v0 B8 s: _, b) Q　◎　收入
１、会务费（注册费）
* }) \* S) V9 }$ F由与会代表缴纳。
/ J0 T8 O* Y: s: T5 _8 m２、展位租金
& |7 I8 U' y3 y# ]% {) s由参展商缴纳。
. w5 |: j: N  ?; c3 u- B0 W３、广告收入
3 \4 f! E. E& n由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
. i6 O" l! _' b４、赞助收入
对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
5 w; t, Y$ v$ i6 T0 U( L５、杂项收入
+ u: A4 [' x4 g) Z* A各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
１、旅行交通费用
为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
1 M8 U. |+ C9 m2 k) C7 C$ `% [是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
25%。
5 y4 P/ I6 c: |; q7 Y4 L4 k9 R３、餐饮费用支出
) @, ^( e$ {6 V) v大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
) U: U6 f3 N9 i$ n7 U1 D1 [４、印刷费用
各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
５、宣传费用
" h) ^' t/ Y) b' J5 N* }& T包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
+ G# u" P5 k' {# S# e６、节目费用
0 t+ c2 ?1 h/ q是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
' O- \: X8 r$ h及参观等登归纳在这专案中。
8 w% |- _/ ^  w6 P3 K- K, y７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
5 J$ i' |7 t* X' F/ m% _1 W８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
8 a+ ]4 w1 q6 i3 V) A. W
" ], K! U+ [: G3 K0 u四、展览活动预算编列作法
- B3 b9 ?: h9 j  ◎　费用预算编列做法：
, Y, J' a1 W2 S0 }& f- F) `１、
6 k* g% Z7 b/ h) K1 X8 L直接费用
２、
0 I$ u% O+ R% _& N+ L1 |: U% p0 A间接费用
３、
: b8 I9 ?* d( O- u固定费用
４、
变动费用

3 o2 H$ |9 B& Y8 E# Z现金流量表
# W  Z( _- D- M" G/ ], z% B

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

. H4 m5 J' J3 n& j5 B+ y, H五、争取展览活动募款
　◎争取赞助之考虑
( t+ V/ E! r) s8 _  　１、为新产品或新服务打知名度
3 k; C' }4 |$ u7 w　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
" H/ K0 B) s& ^7 n( G! J　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
6 d- b  J9 h% ?, D' f６、展现公司的创意与弹性
$ o5 W( \6 l, n2 D
9 o+ J( e; M* p& ]6 h　◎寻求赞助资源的做法
. w$ P+ }% y+ T１、拟定目标
9 i  H# t3 C% O- n" _' s9 b２、区分等级
  n8 h5 \4 H" Q0 H$ C9 II．
钻石级１名
7 U0 a/ ]) ^' |% Z; F; fII．
白金级２名
) u6 r/ M+ x' e& F0 s8 t* CIII．
黄金级５名
( Q: Y  }9 Z- E) zIV．
! Y' F& O+ |- J4 a红宝级１０名
, f. A& C% B# k7 e2 X- LV．
蓝玉级１５名

% f* ]6 t+ U# V（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） 8 Z0 C5 p8 }' j% T) D8 j

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ( O1 K1 R* v$ [4 i0 a' R& c５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 . G4 ^; s' o# E: A7 g; e# S4 r６．公司名称列于大会手册赞助单位 * q$ z  e/ V0 p7 |７．年会网站之公司网站连结 * R, d7 {7 s3 S4 l4 P

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： - ]- _1 c6 k% E. o１、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 ) f. G& n3 w5 G２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 " ]$ L( T7 [# l; r4 n( W0 W５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ' H6 d+ j7 M" Y6 T, q+ N６、公司名称列于大会手册赞助单位 ( a8 f' U: ?" n. o７、年会网站之公司网站连结

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额） ! W$ ]' _7 p* i- B

回馈计划： 7 C; L; `, }' Q4 ~１、提供1位免费名额参加年会 ２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ' ]+ O; u9 N# ]３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结 ' L$ B* D: b; n: U

! p" G$ s" b( D% ^

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额）

回馈计划： : I8 R8 a' \7 G7 O１、大会手册内页彩色广告1 页 ２、提供1位免费名额参加年会 ３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ４、公司名称列于大会手册赞助单位 ５、年会网站之公司网站连结

) K# l& @& V( a8 y1 e

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额） 7 `! Q  U7 {2 S. v' c3 l9 ?  c& M- H

回馈计划： １、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 5 P0 H- ~9 a1 q$ `5 }0 c( `  L２、公司名称列于大会手册赞助单位 - a" x: o) u3 Y& o+ d* s# \３、年会网站之公司网站连结

( j) b: B7 h4 z' F6 f7 J六、展览活动成本控制
　◎　支出面：
& e7 r" _/ j! o" A8 _# A$ X（一）硬件
8 X" j1 i+ W4 ~* Q4 @  J6 Y１、展场租金。
8 n0 h0 ^3 a. ^1 d) ]２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
2 F; |# {+ [% x/ r' `& K7 ~４、办公室、仓储、会议室使用费用。
" C& R" {- M8 W! J, @5 Q2 w8 {（二）软件
１、展览标志及主视觉
' w2 v; P# q3 q% S$ ?２、宣传费用
３、人事费用
2 u) i1 f  o  T7 k4 U* h8 u  \４、开幕典礼、酒会、造势活动
" A% ^9 p! y& W7 l3 h５、印刷费用
６、邮电费用
9 e2 J) B" Q5 c- ?７、交通接驳费用
８、清洁费用
（三）装潢费用
（四）其他
4 n  |! }/ R9 k6 X１、差旅费
２、货物运输费用
３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
* L$ y$ w! a6 u' i7 @7 i　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
$ q+ \' R6 ]# l1 j　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入
5 n2 U9 X- V" L$ l" b: U9 F
　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc