展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

8 H4 o( v4 ]' ?+ ^, @0 q5 {

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则
% T* Q% b, ^( p
编列预算八项原则
' N% D" A! F3 f1、考虑运用时间
2、项目专款专用方式                 
! j9 R* L" i9 N3、尽量清晰明确
- X# k. p" D" G, V- [4、保留相当弹性与宽松度
- R% E, a7 g, B6 x/ R' i% k4 e5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
7 g7 O4 k% l$ z' j" k/ m7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划
. I* V, ^! y8 A2 R) B5 {  ^
二、
预算规划表

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等   a* k5 p4 \) h+ \1 U/ w, Q. ?& j9 r) e	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 同步翻译人员及现场工作人员费用 0 x" J. A* |1 G	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 7 k; {9 w; m% b# W1 h	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

8 J5 C1 F* h  ^三、展览活动预算项目
　◎　收入
# n: o, d1 O0 b8 o１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
/ X: z3 z8 u3 {% L$ \1 k# Y２、展位租金
( }% p, ~. Z# R5 f9 e: e& m3 r+ z由参展商缴纳。
３、广告收入
5 S  Q1 ?. S: l; b由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
４、赞助收入
$ F1 R6 h0 S. R$ |# v. V4 E对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
9 u- b) r1 E6 F5 }５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
１、旅行交通费用
% M7 C7 y. l8 t; W为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
) D) C4 I' W/ f6 H7 F7 d/ b) q5 S' g是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
* l6 \+ R4 c' H3 T0 Z& \室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
+ }' L) t  Y, v# \4 ?2 _25%。
5 I5 x) l+ A) r6 n３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
) s( u" `' j# r/ P1 h$ b４、印刷费用
各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
５、宣传费用
) \0 x5 t& S# w& w包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
6 E8 B& `0 z% U( R/ e６、节目费用
) P7 z2 n% a+ [# k是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
及参观等登归纳在这专案中。
! L* |' c1 g1 z７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
' B  y4 a: r' M2 C, q1 a８、杂项支出
0 \) ?  @5 ~4 L6 J& |包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
7 n3 ~2 e" J% ?7 _" M( |- t特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
( b2 s( ?. Y' Y+ \" P
四、展览活动预算编列作法
& y% ^8 s+ h' z6 G& Q: c6 s8 f  ◎　费用预算编列做法：
１、
直接费用
- d# T( f" i6 t" r; `. T/ [２、
9 L$ h) X5 K1 S/ z间接费用
３、
固定费用
４、
7 j' Q- |7 ^+ \9 w变动费用

0 d, m$ t" z, p/ r/ p" p7 x现金流量表
% N' j% p8 `5 E9 M, L1 P  \" M
9 S9 V& s" s! X* @! n

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

6 i* W" F6 c% ^( }% t五、争取展览活动募款
　◎争取赞助之考虑
  　１、为新产品或新服务打知名度
" M) f; A* I; G6 N5 j- p0 V% ?2 T& ^  O　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
5 m( b# T3 e" o' f6 A　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
7 V, _& X5 a0 D! p　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
  K2 {/ o6 V8 W+ }  V4 [６、展现公司的创意与弹性
3 t% I; V( l$ g: |' w% U3 Q
　◎寻求赞助资源的做法
: c6 f; X- S9 b) [１、拟定目标
２、区分等级
# t1 K3 d+ T6 f, g8 z' R2 }2 PI．
钻石级１名
II．
白金级２名
2 ?, F% L* i% _; uIII．
& p  T" M1 T7 P4 W黄金级５名
IV．
红宝级１０名
2 m6 H1 U9 [7 R0 a: [+ Y$ }3 aV．
蓝玉级１５名

$ \; H7 s8 N% S) [) o; P/ Y* w（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
1 g& R* ~" a7 Z+ `1 g6 z

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助）

回馈计划： 2 h, |. @- h: C. @- g3 i１．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ( b' ~6 @7 f3 h1 t1 a３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 # l' q3 Z: r, k５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 + n6 n0 t' U  K6 ~( G６．公司名称列于大会手册赞助单位 0 K! b0 q; r3 Q) p７．年会网站之公司网站连结 ) e9 w2 P+ l  Q$ }3 W

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 * E  e7 O- I" O! V２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 7 o6 h7 ?. E9 R: S+ i& o６、公司名称列于大会手册赞助单位 ７、年会网站之公司网站连结 * F! c4 m" I8 _: I

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）

回馈计划： ( o2 A# v; A" H* ]5 b１、提供1位免费名额参加年会 % ]* ?! n" `( S0 i; a4 w２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 1 u6 \+ C" y! l2 F2 c! m５、公司名称列于大会手册赞助单位 0 C: `2 C& g+ }  _1 g/ Q" m６、年会网站之公司网站连结 9 ?1 N  }4 b( }# [

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） ) Y3 E+ B, c1 n; ~1 t

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 ２、提供1位免费名额参加年会 ( _3 `. Q( n) n$ I4 g３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 & [8 d* E0 W7 x' ~3 ~! g& ^& x４、公司名称列于大会手册赞助单位 + H; m) Q( s  y& R; d５、年会网站之公司网站连结

: j( \/ U* Y( h/ t6 c

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额） & }- M1 ^1 i: c& r

回馈计划： １、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 ３、年会网站之公司网站连结 ' j5 N7 q$ q2 B) P+ ?9 P) n8 Y

& u% N; p+ F$ x2 p六、展览活动成本控制
: G, d9 @" _. x7 ^4 x- Y/ ]; H　◎　支出面：
8 C, y* s$ g7 X* y# m. w. a5 p  y（一）硬件
% _- n+ q. b# _# K7 p* c. n$ S１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
１、展览标志及主视觉
* K: L4 k1 w4 A/ U. w4 m3 H, V２、宣传费用
３、人事费用
４、开幕典礼、酒会、造势活动
5 j7 H* ?3 `8 S0 p  D５、印刷费用
0 h7 r+ F# c7 \  H4 A2 {' }. u5 r６、邮电费用
７、交通接驳费用
$ w$ }; k5 i1 Z８、清洁费用
（三）装潢费用
（四）其他
  [: Y4 l5 i, o4 {, R2 g8 d6 v１、差旅费
２、货物运输费用
３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
# k8 D* J! L/ d2 K1 H" A　◎　收入面：
; Y' G1 {% S/ g) [! P, O% |- h. V（一）预估初租之摊位数及租金收入
$ x9 ?3 e0 o" r3 S( l0 Z8 p　　　　（二）参观门票收入
7 J2 X+ V5 b& F" Y% a/ k5 }3 d2 l　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
  a8 b4 @5 h" ^( U/ f　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入
, K( B5 J% v0 ?, M  ]6 @
$ J& u  T% s" l. T! B) R　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc