展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
8 Y5 H: p4 B% w# \展场活动预算编列原则
9 w: K. M5 P" e& c( l4 Z% \: T
编列预算八项原则
% N2 s5 N+ V6 ?: y6 [/ R1、考虑运用时间
2、项目专款专用方式                 
) z; S. D/ M: c" t2 ~% J0 `+ Q3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
' @5 k" P* ]: |7 h5、保留相关资料以被查证
1 M- p* N' |9 p: C) u6、了解各种报账程序与流向
7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划

% G5 Y( [" ^/ e1 @7 m二、
预算规划表
& h% \" s6 w  o' T

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 0 A6 N  U" y  n& u同步翻译人员及现场工作人员费用	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 3 `* e/ V  o  Q( B$ j- z	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

三、展览活动预算项目
　◎　收入
# |  j" ^7 N+ i$ @3 Y１、会务费（注册费）
% Q* w! Z# V/ K由与会代表缴纳。
２、展位租金
( N2 Q0 i+ o% a由参展商缴纳。
３、广告收入
由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
! Y  X) ^. ^8 v' h9 \４、赞助收入
0 n, s5 |# ], a对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
１、旅行交通费用
为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
" }& ~9 S" [% X8 }$ f$ T* |25%。
* [( v# v3 a% ?! p0 a$ D３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
, |" r9 m6 L$ h" k& W; j费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
４、印刷费用
各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
7 O& b9 Q, H) d; N; D- s$ m５、宣传费用
& ~% A$ g2 h9 J包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
$ g! p; v1 t! u, I$ t) e" u* o5 I7 [６、节目费用
& H7 i2 J4 u& y4 _+ e/ ?是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
及参观等登归纳在这专案中。
７、行政事务费用
, o! `, J. I0 K. _所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
+ f1 |) x  ~) _归纳在这专案中。
" v  z9 ]9 {  X; ]% \& R- N; t８、杂项支出
+ P, _9 R/ O" V6 Z/ ~6 O包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
. X0 v0 Q) S- ~- M8 Q特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
! h2 x, D. a1 F/ {$ m, O$ t; K
四、展览活动预算编列作法
2 b8 B" z- v" q% ^! N. h  ◎　费用预算编列做法：
; }" n1 U3 L$ z: a0 N' S6 `! U１、
* R) V( X/ Y; W' u; c2 g3 r直接费用
２、
8 a" p9 x$ u" y1 \间接费用
) f$ K! U) |: \３、
- ~+ g4 i* e) C8 h4 M) z固定费用
; x$ k7 `( M  C" j  ^8 s7 ^) M- C! m/ k# W４、
变动费用
0 c( o, {2 K  F
现金流量表
) q' ^; b& \% q- p$ p/ |( G' f
/ f( p. z3 I& n9 `

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

( y3 m; D3 f( c$ g/ L7 U8 ~五、争取展览活动募款
　◎争取赞助之考虑
  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
4 |4 G$ Z8 \4 O# }9 ^2 V　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
5 O7 q- l# W: L  l" B6 b６、展现公司的创意与弹性
) g; \% ^3 ~; ^  C. L3 x
　◎寻求赞助资源的做法
, e% C1 i+ @1 a8 @: X１、拟定目标
4 W  s! {6 g. i; `: B$ e# {. b$ N5 H２、区分等级
I．
钻石级１名
$ m7 V5 k" K) T4 F$ y  H0 uII．
% @  C. e8 }, R9 A' ~- d白金级２名
% f: \9 A+ S: G; k5 g: B2 R( h2 H3 \2 tIII．
, L/ H3 d  N. n5 u2 x, M2 c1 T* i3 X黄金级５名
# \) Y) y, O0 ~8 [IV．
红宝级１０名
V．
蓝玉级１５名
6 ?: W1 [  z4 v: Z1 o) U
（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） , a5 g# i7 b2 r1 Q: t

回馈计划： ! e' [$ S2 u2 \7 h$ m+ L; Z0 Y, I１．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） : M; z  n  I  ~( {３．大会手册封底彩色广告 ( b+ s3 y% g' T' h1 a8 o5 Q' I４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６．公司名称列于大会手册赞助单位 / L  Q2 U3 ^) |7 k; _７．年会网站之公司网站连结 ! T3 s/ ]$ g! c3 Y7 ]% V& `! T

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额） 8 w( I4 U& H2 w9 i

回馈计划： 9 C. K) A) w5 ~. Y１、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 3 w2 {# {) D% T# B: U3 {2 ~# S6 A$ j２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 1 y* l2 e( s" Z/ z& J% _  b+ b５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６、公司名称列于大会手册赞助单位 0 ?& H. i. k6 w  N# a７、年会网站之公司网站连结 $ M- }0 n3 Z0 C0 l& V" N% d, N

. p) j: A% B2 ^1 l1 e% d

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额） 8 }7 \$ f: S: |. S- q3 H" ?5 b4 w

回馈计划： : G9 ?2 U# l: v１、提供1位免费名额参加年会 ; Z% J$ C; M7 X5 ]) s２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 3 r. P( n# Y# V1 G４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 & t$ Z, w3 W6 T+ |/ V& }% D５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额）

回馈计划： 3 C- b. r; s: O) t１、大会手册内页彩色广告1 页 ( d" O. r; c+ {2 R1 d& ]+ ^# P２、提供1位免费名额参加年会 5 M) M: B) q" O4 {３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 4 l  d' q  R$ E! `4 U４、公司名称列于大会手册赞助单位 3 u. G- ]+ {) B, T５、年会网站之公司网站连结

1 F1 N7 f2 e( g# k3 @

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： １、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 ３、年会网站之公司网站连结 ' f7 D4 f  u) w1 f8 L0 H+ ~- }

六、展览活动成本控制
　◎　支出面：
# B: c5 C3 U0 w5 @) j- E（一）硬件
5 b, w" C% b0 `- \１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
  H6 |* O9 h8 O6 f" A" U; o３、设备使用租金。
' |* c, r5 L& a# a( a! v４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
; a( A7 \7 E' A% J8 S+ T7 x8 a2 Q2 H１、展览标志及主视觉
２、宣传费用
' ^; T* e( I5 ?# s; Z8 Z３、人事费用
! A2 @( _1 q( U8 k" C3 N: a8 m+ k４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
) L" C4 n0 j+ }, s+ l, t/ d６、邮电费用
% l4 b6 @% h- P. i3 ^% q$ b  q７、交通接驳费用
% M0 ]1 G! l# J/ c& u1 k& e* z８、清洁费用
（三）装潢费用
（四）其他
１、差旅费
２、货物运输费用
３、礼品费
3 N+ y; O, }2 a8 p9 b: Z４、吸引目标客户参与之项目费用
/ ~8 L' |! c* W7 O- T: X0 Y　◎　收入面：
9 B/ r8 U  D1 g- A, U（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
/ q& U8 l: D9 b6 Q$ s' N　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
- ^: u2 c. C  P) `8 X　　　　（四）装潢、水电及其他收入
+ L- S+ ~6 `$ l　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
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