展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
( v5 Z! W# ^' o) [/ R, [* a# B' q展场活动预算编列原则

6 K3 r: W6 A# i/ ~- K编列预算八项原则
1、考虑运用时间
2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
5、保留相关资料以被查证
+ t- t2 d4 C- q& n% l6、了解各种报账程序与流向
; O7 C. |* F0 F- h  y$ {& E* L7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划
0 Q. v* g9 ?7 |1 `. V
二、
预算规划表
/ n3 n5 L$ N, O9 g
% J* y; a' I: V9 o4 i. q6 @

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等 5 J6 `! ~% N7 ]+ b	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 同步翻译人员及现场工作人员费用	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 " y& A- O: K* M# c$ p9 p; }+ d- ]	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００ 2 v7 p4 S3 R1 z6 Q+ a- N- i% l

( Y+ D5 L5 g! _  K三、展览活动预算项目
　◎　收入
１、会务费（注册费）
' p5 z6 ~1 A+ r+ L由与会代表缴纳。
5 r2 T4 R' {) K5 b4 A9 B$ _２、展位租金
8 ?* v7 J) E" k- S5 Q  M8 m6 d# |由参展商缴纳。
３、广告收入
由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
４、赞助收入
对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
) m1 P( f2 r3 t% |+ \５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
1 |9 e; k1 S4 L+ a1 V6 y　　◎　支出
) c+ H6 I0 o% j. s" i" n１、旅行交通费用
  H9 X$ F3 \5 m6 l! ]! [3 u为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
8 K* d: L0 H: t  X/ B3 H* I" t25%。
- X; y/ _% Y0 [0 q8 O- r３、餐饮费用支出
; y7 r, o9 f6 p& U2 M/ D/ W大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
４、印刷费用
2 I) R: H4 P  L5 Q* w; I各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
$ ~3 ?7 V, }' d1 u５、宣传费用
包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
# c9 J- k% N$ z" [6 p６、节目费用
. D) X2 b  Q* M' k是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
% T: V$ [3 |0 x及参观等登归纳在这专案中。
% ?) A# O, I  U0 C% u７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
' C3 e7 Y/ t# ?- f& D4 D8 `特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。

四、展览活动预算编列作法
/ k& R; y7 V9 r% S+ k5 B  ◎　费用预算编列做法：
9 n* t: ^1 n" s' i4 H5 s& P１、
直接费用
/ }- ~, g. y  a" ^1 R２、
间接费用
, G& T% O) P# V9 P! [+ P. S$ G+ e３、
4 W6 e4 a2 h7 A! {固定费用
４、
: c7 |1 x( a: e) y5 m变动费用

7 F1 ~$ a! t3 T& A现金流量表
: L( D, v3 n* F, X
. v% t/ |4 @( o5 j) r& k

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

五、争取展览活动募款
　◎争取赞助之考虑
  　１、为新产品或新服务打知名度
! v9 j4 M( a8 T　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
, B) R! M& l. A% A( {6 o( Z% N+ N　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
& R6 J1 C/ P& l  f4 u0 V* W　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
% c8 }, M9 h; v) V; n+ |　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
3 R/ x2 Q& d0 T) i1 z" ]! L: @６、展现公司的创意与弹性

　◎寻求赞助资源的做法
& D# E4 D1 e1 Y6 B1 d6 L' P, I１、拟定目标
２、区分等级
9 \) n% e' n: \3 gI．
钻石级１名
8 [2 z3 D- P5 ^( YII．
  k) w+ S( e, h& k8 f白金级２名
III．
0 g/ d4 r. ]" n- }4 P% P黄金级５名
IV．
红宝级１０名
2 W7 p7 z3 }7 U: HV．
% b1 _" p7 `7 B1 @: O2 k蓝玉级１５名
+ g) L$ P! o8 ?& r3 t$ H$ a
8 z% ?& C' t6 J+ H4 a（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） # \% S0 \# N+ d1 h: M

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 * A& U% a1 _# E２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） + s  g9 K3 R4 x6 ~5 \' z３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 4 F! y& Q( _7 h$ F. P# N, A５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６．公司名称列于大会手册赞助单位 ; o  A  {7 o, V! ]+ g: p5 r' G７．年会网站之公司网站连结

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 ２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ( a( r5 f. B9 T. |) o" w/ W$ E６、公司名称列于大会手册赞助单位 ７、年会网站之公司网站连结

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）

回馈计划： " u* F5 E. d( k+ U4 S１、提供1位免费名额参加年会 ２、大会手册封底裹彩色广告1 页 9 p9 A9 g; |) i. {３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 5 S/ e# f8 ~* ~2 w; b. W2 c４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结

7 `$ L3 O& q0 K

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额）

回馈计划： 3 y1 h& W* X- ?+ C# @5 ]# V* G8 |１、大会手册内页彩色广告1 页 ２、提供1位免费名额参加年会 ! _4 {; c4 M2 ^  R) c  e) e３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 5 g+ {. q+ c7 N: y$ b! o+ X４、公司名称列于大会手册赞助单位 1 T( D+ v- o) g- q& \8 }５、年会网站之公司网站连结

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： * S7 x  }0 X; B7 u) {0 R7 z１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 ' ?) m0 G/ Z0 {$ u& j３、年会网站之公司网站连结 + y: |& u6 Q8 o7 ~# b2 g

六、展览活动成本控制
, ^7 {- N; c& V# V8 u　◎　支出面：
（一）硬件
１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
* L4 b* @! l  S7 o$ q: Z5 H３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
4 ~8 r5 N0 R' i7 m* K' c; \; E１、展览标志及主视觉
& @# r, x/ L. c! v; Z２、宣传费用
３、人事费用
４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
! j/ O$ x0 m) z) A5 y9 V６、邮电费用
' H7 {/ `1 U$ v% }: Y; X７、交通接驳费用
5 F" N% Q2 y6 M1 V! r) c８、清洁费用
" [2 z0 C9 k* K2 \' k% f8 h+ u（三）装潢费用
（四）其他
１、差旅费
, F% i, n, r' m8 A& I２、货物运输费用
- q& S% p2 p$ y$ c, I３、礼品费
1 L& q* j8 ?( J7 _8 |- r7 @４、吸引目标客户参与之项目费用
9 I2 o- ^) i+ Z　◎　收入面：
$ {1 [# Y$ a8 z( t（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
　　　　（四）装潢、水电及其他收入
% D& n: d( m8 S6 N7 O0 p3 r　　　　（五）政府补助款
  b1 i2 i8 b" @% b& Q9 S2 D- |9 F2 b　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

  \. @( K( v( B5 y1 ]# w6 l　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc